Simples Nacional e o sublimite: roteiro para o IBS/CBS em 2027

• Cronograma: as mudanças previstas têm início a partir de 2027. A transição não é instantânea: exige adequações técnicas e operacionais antes da data de vigência.
• Sublimite estadual: quem ultrapassa o sublimite passará a ter regras específicas de apuração e, potencialmente, de geração e utilização de créditos tributários. É fundamental identificar hoje quais estabelecimentos e produtos podem ultrapassar esse limite.

Para empresas no Simples que excedem o sublimite estadual, a apuração deixa de ser apenas uma alíquota unificada aplicada sobre a receita bruta do período. Na prática, espere:

• Apuração por origem geográfica: necessidade de discriminar receitas e impostos conforme estado de ocorrência, o que impacta escrituração e relatórios.
• Regra de créditos: entrada de um modelo em que determinados gastos e insumos podem gerar direito a crédito, que deverá ser escriturado e conciliado para uso futuro.
• Maior granularidade nos registros: notas fiscais, categorias de produto e natureza de operação precisarão estar corretamente classificadas para determinar incidência e créditos.

Embora regras específicas dependam da regulamentação final, o movimento operacional esperado é o seguinte:

1. identificação e classificação de insumos e serviços que geram crédito;
2. geração automática do crédito no sistema contábil/ERP no momento do recebimento da nota;
3. escrituração mensal do saldo de créditos e das compensações;
4. utilização ou transferência de créditos conforme regras aplicáveis.

Na prática, isso significa que o caixa e os controles precisarão registrar não só o pagamento do imposto, mas também o estoque de créditos disponíveis e as limitações para seu uso (por exemplo, por estado ou por tipo de operação).

• cadastro incorreto de produtos e serviços, levando à perda de direito a crédito;
• sistemas que não segregam receita por estado ou estabelecimento, dificultando apuração correta;
• precificação que não considera a nova dinâmica de créditos, reduzindo margem ou gerando preços incompatíveis com o mercado;
• falhas na conciliação de compras e créditos, com risco de autuações e multas.

1. Diagnóstico rápido (1–3 meses)

• mapeie faturamento por estado, por estabelecimento e por linha de produto;
• identifique operações que ultrapassam o sublimite estadual;
• faça um inventário de sistemas (ERP, emissão de NF-e, folha, estoque) e suas lacunas.

2. Ajustes de sistemas e cadastros (3–9 meses)

• configure o ERP para segregar receita por estado e por estabelecimento;
• atualize o catálogo de produtos com classificações que permitam identificar insumos geradores de crédito;
• integre emissão de notas, compras e contabilidade para captura automática de dados fiscais.

3. Revisão de precificação e contratos (3–9 meses)

• simule o impacto na margem considerando créditos gerados e limitações de uso;
• atualize políticas de repasse de custos para clientes ou fornecedores quando aplicável;
• revise cláusulas contratuais que tratam de tributos e reajustes.

4. Processos e controles (6–12 meses)

• implemente conciliação mensal de créditos e impostos;
• formalize procedimentos de conferência de notas fiscais de entrada;
• treine a equipe fiscal e o financeiro sobre as novas rotinas.

5. Teste e ajuste final (0–3 meses antes da vigência)

• execute apurações em ambiente de teste para validar scripts, relatórios e provisões;
• ajuste o fluxo de caixa e as provisões tributárias com base nas simulações finais.

• centralize a governança fiscal: um responsável por controlar cadastros, mapear exceções e validar fechamentos mensais;
• documente regras internas de classificação de insumos e de utilização de créditos;
• faça auditorias periódicas nas notas de compra para evitar perda de créditos por erro de lançamento;
• mantenha diálogo com fornecedores para garantir informações fiscais corretas nas notas.

A Consultare recomenda iniciar o diagnóstico fiscal imediatamente e elaborar um plano de ação alinhado ao calendário da sua empresa. Nosso trabalho consiste em orientar a parametrização de sistemas, revisar cadastros fiscais e apoiar a implementação de rotinas de controle e conciliação que preservem créditos e minimizem riscos operacionais.

A chegada do IBS/CBS em 2027 exige mais do que entendimento teórico: é preciso operacionalizar apurações por estado, preparar o fluxo de créditos e ajustar preços e processos. Empresas do Simples que ultrapassam o sublimite estadual devem priorizar diagnóstico, adequação de sistemas e testes antes da vigência para evitar surpresas no caixa e em obrigações acessórias.

1. Sublimite x limite de receita no Simples Nacional: entenda as diferenças — Econet